作者:溫典寰

你知道利用Excel的格線,比Word更容易製作儲存格(表格)嗎?Excel不只用來計算資料,還能節省畫表格時間,比Word還易操作!僅利用幾招小密技,保密資料、強迫分行使表格不擁擠;除此,凍結視窗與縮小列印還能不用捲動視窗瀏覽資料,快速解決繁瑣的表單工作。

善用Excel儲存格功能,省去Word重新畫表格的麻煩。熟悉各列與各欄設定後,再讓Excel協助你計算數字或資料。本期Tech-tips提供儲存格設定小錦囊,除了處理業務上手外,更能活用Excel與Word。 

密技1:善用「隱藏欄、列」,保密資料 

Excel通常量化許多公司業務,為了不被非相關人等看到機密數字,或者資料欄與列超出視窗,無法核對資料,此時,熟悉「隱藏」功能可保障公司機密資料,看起數字和資料更加一目了然。

在「欄」上方找到英文數字,選擇欲隱藏的欄。例如B,則以滑鼠右鍵點選B,跳出選單時則選擇「隱藏」。若要隱藏多列,例如B、C、D,則將滑鼠左鍵先選取B、C、D數字不放,再按滑鼠右鍵選擇隱藏。此功能除了保密重要的數字外,更便於瀏覽視窗外的欄位。

但若要「取消隱藏」,試以隱藏B為例,須將滑鼠左鍵選擇A與C的欄位不放,接著按滑鼠右鍵,跳出來視窗則選擇「取消隱藏」訊息。另外,除了「隱藏」功能,透過「凍結視窗」同樣可解決看不到超過視窗的數字。

倘若需核對「B欄位」(例如姓名)與「P欄位」(例如住址),但發現Excel裡的P欄位與B欄位無法顯示在同一視窗上。藉凍結視窗,則可以將B與P欄位中間不重要的數字暫時移除(即C欄位至O欄位可暫先移除)。  

首先,將C欄位以滑鼠左鍵選取,接著在功能列上方找到「視窗」,選擇凍結視窗功能。此時,透過下方捲軸,往P欄位(住址)拉動,則C至O欄位的資料會縮起不見。若要取消凍結,同樣以滑鼠右鍵選擇C欄位,在功能列上找到「視窗」裡的取消凍結即可。

>>立即欣賞step by step多媒體教學

以滑鼠右鍵點選必須註記的儲存格,跳出選單點「插入註解」。若需修改註解,則同樣在儲存格點選滑鼠右鍵,找到「編輯註解」即可。 貼心小提醒:可提醒客戶,只要在儲存格右上方出現「紅色三角型」記號,表示已設定註記功能。

密技2:斷行避免資料便亂碼

字數太多,通常儲存格裡的資料變亂碼,或被下一欄遮住。若不想更動儲存格寬度,只要透過斷行功能便可自動換行。

先將超出範圍的儲存格選取,並找到上方功能列「格式」、「儲存格」。跳出來視窗則選擇「對齊方式」,並將「自動換列」勾起再確定。  除此,也可利用儲存格裡欲斷行的文字強迫分行。將滑鼠左鍵點選儲存格兩下,透過游標找到斷行文字,並以鍵盤「Alt鍵」輕壓不放,再加上「Enter鍵」同樣有斷行效果。

 >>立即欣賞step by step多媒體教學 

密技3:調整最適寬高,讓文字不再超出表格

除了上述斷行方式,解決超出儲存格文字,也可透過調整最適欄寬列高。

以滑鼠左鍵點選Excel表格的左上方(A與1之間的角落),將整份表格反黑選取。接著,找到功能列上的「格式」、「欄」(或列),並選擇「自動調整」,系統會將整份文件超出儲存格範圍的文字,調整至最適寬度或高度。

不管表格多大,只要修改列印預設範圍,可將特大表格縮印成A4,客戶看報表更容易與明瞭。  

在功能列上方找到「檔案」的「版面設定」。進一步點選「在縮放比例」選項中的「調整成1頁高」功能。 除此,也能透過Excel預覽列印時調整輸出頁面。  

首先,選擇「檔案」功能裡的「預覽列印」。再者,在預覽視窗上方點選「邊界」按鈕,並以滑鼠左鍵調整顯示的四邊邊界,使超出列印範圍的儲存格也能出現在同一頁面中。

密技4:調整表格比例和縮小列印,讓報表更加清楚 
密技5:儲存格加註解,資料更有意義

為瞭解儲存格裡的數字,註解發揮小功效,讓客戶能迅速知道每格資料意義。

※以上內容轉載自【天下雜誌

創作者介紹

aufon's Blog

chifon 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(0) 人氣()