管好一分鐘,滾出一百二十五倍時間複利

你還陷在窮忙的漩渦裡,無法自拔嗎?全球的聰明工作者現在已經找出了一套時間運用公式,讓你工作時間變少,卻賺更多!別再幻想要做到退休,才能自己決定怎麼用時間,現在,跟著我們,一起拿回時間主導權!


文/曠文琪

你還在列「to do list」? 快點思考「to be」,知道什麼不要做


成功學大師史蒂芬
柯維(Stephen Covey)指出,現代人需要「第四代時間管理」,它跟傳統時間管理的最大差異是,它不只談事,還談人。

過去,時間管理談的是「
to do list」(待辦事項清單),它用的是加法,盡可能的把所有事情塞入你有限的時間裡,但最後卻常常因為太累,且不知道為何而戰,最後放棄管理時間。

然而,第四代時間管理的重點是「
to be 」(你想成為什麼?)。你必須先思考,你想成為什麼?然後,設出優先順序,善用減法,做關鍵的事情。源頭想清楚了,談「to do list」,才有意義。

「知道不做什麼,比知道要做什麼,更重要,」寫下暢銷書《從A到
A+》(Good to great)的作者柯林斯(Jim Collins)說,每年初始,他都會列出今年他優先要做的事情,也寫下不要做的事,最後,清單理出來後,他又會再刪除最後的三分之一或四分之一,不浪費一點時間在上面。這樣才能專注在重要的事上

因此,要拿回時間主控權,請先從源頭規畫目標開始,按照八二法則分配時間,將精力集中在關鍵的二
%事情,捨棄不重要的。空出來的時間,你必須自我投資,去充電、閱讀,或陪伴家人,創造你想要的競爭力資產,譬如人脈競爭力、領導力等。

如此,時間流才會出現結餘,用來投資可增加個人競爭力的資產,一步步墊高你的競爭力,提升你的時間效益,成為「時間富爸爸」。


花旗銀行副總裁暨分行經理洪志成,就是一位時間富爸爸。


舞台上,洪志成拿起麥克風,「我們所有人都表現得很棒,就像是
……」他如數家珍的說出某位優秀員工的優點,然後把禮物從口袋裡掏出來,拍了拍員工的肩膀。受獎者,感動莫名,剛上任的主管竟然這麼懂自己。

「只要我花時間,效果就做足。」洪志成手下管理的理財專員,操控新台幣千億資產,前四個月,他還接下一個事業單位,合計他手下員工二百八十人,他也是兩個小孩的父親。


跟所有人相同,他一天只有二十四個小時,若要平均分配,一個人大概分不到幾分鐘。但他卻有本事,不缺席小孩任何一場家長說明會,新業務照樣成長。


「我都抓
point,然後,我讓時間自己再生出來。」洪志成說,他把三分之一的時間放在人身上,因為,「人對了,事情就會對了,」「這個人本來幫我做五分鐘的事情,我現在再投資一點時間在他身上,他未來可能幫我五十分鐘。」

「就像定存有利息,或是投資有獲利,我會越做越輕鬆。」洪志成決定了「投資標的」就全心專注。「要一擊就中!」上述的頒獎典禮,他先找來該員工的主管,把成績寫出來,然後討論、買禮物,在早晨通勤時,他腦子裡再排演一次當天情節,聽來很費工,但是,他透過總計不到一小時的時間投資,卻讓未來該部門近百位員工的時間真正被他所用。


猜猜看,一般人之所以時間管理失序,是因為:一、無法辨別事情重要性;二、無力或不願有條不紊的行事;三,缺乏堅持原則的自制力?


你如何對付時間敵人? 要學習說不,辨別事情重要性


「大多數人的答案是缺乏自制力!」但柯維說:「我卻認為,那是確立目標的功夫不夠,而且不能由衷接受事有輕重緩急觀念所致。」


要成為時間富爸爸,你必須歷經三道關卡的淬煉。第一關,你能否對自己誠實?你必須跟自己對談,才能決定什麼是最重要的事。第二關,你能否取捨?定出明確的優先順序。第三關,你能否持之以恆做下去?


其中第二關,捨的學問,知易行難。最難的是,來自老闆的要求,這類要求總是永無止境,並無法抵擋。你能怎麼辦?


四人力銀行行銷總監邱文仁上頭就有兩個老闆,有時兩人各丟一件重要任務,她自己手上還有三場記者會要開,怎麼辦?「老闆要聽的是答案而不是拒絕,」把握這個原則,邱文仁的溝通三部曲就是:一、先傾聽,「這是給自己機會和老闆溝通,」你不能一開口就拒絕老闆。二、用實際數據(而非情境描述),告訴老闆自己目前的工作負荷。三、主動向老闆提其他可行替代方案。她深知,硬著頭皮接下任務 ,後果就是累垮自己,還達不到老闆的要求。因此,她藉由溝通三部曲,將「No」藏在答案裡。這樣一來,老闆就不會成為你時間管理的敵人。

時間,是別人搶不走的資產,也是你替自己加薪的最快捷徑。越早做,時間的複利越豐厚,是穩賺不賠的投資術。


「忙碌,只是偷懶的一種形式,那是因為你懶得思考和分辨自己的行動。」費里斯說。現在,拿起紙筆,盤點你的時間效益(見上表),擺脫窮忙族,學做時間富爸爸吧!


7個步驟,從窮忙族變新富族!

步驟
1 問自己 我最想成為什麼人?
用「我想成為一個
XXX」,替你的時間帳戶開戶。
方法:替你的
70歲生日寫篇生日頌,寫出一生最有成就與驕傲的事,了解自己的渴望。若真想不出來,就拿出紙筆以「我現在是,我有,我能夠……」為起始,憑直覺用力寫5分鐘,別中斷。

步驟
2  列出我需要扮演的角色明細
方法:把現在自己扮演的角色列出,如員工、父親、兒子、某社團成員、義工等,然後,把不喜歡的角色刪除,先從容易脫離的開始,最後,選出
7個你願意且必須扮演,且會做得好的角色。除非你是超級工作狂,否則別忽略家庭的角色。

步驟
3 定出2年關鍵任務
方法:思考這些角色要達到你夢想中的目標、關鍵任務為何?什麼任務在未來
12年達成,對達成理想最有幫助,如「我要成為頂尖的業務員」、「我要建立起自己的忠誠客戶群」。

再重複一次,要把能量放在「你比人家在行、讓你愉快,且對你生命遠景影響最大的事」。


步驟
4 以SMART法,定年度目標
S(
特定性)—別說去找客戶。要說:「每天都會去開發新客戶」

M(
可測性)— 要說「每天開發出50個具有100萬以上消費力、有購買意願的新客戶」

A(
行動性與肯定性)—勇於拒絕跟目標無關的事,用詞可婉轉

R(
實際性)—別定遙不可及的目標

T(
有期限性)—才能評估成效


步驟
5 每週與自己約會1
請參考「
4大象限圖」,訂出事情的優先順序。
方法:建議每週末用半小時做週計畫表,這半小時就是你跟自己的約會時間,請遵守。


步驟
6 每晚回顧
方法:每天工作結束前,以書面做好明日行程表,要留下點可用時間 ,別全填滿。
另外,回顧今日結果,習慣每天檢視後,時間應用會更有紀律。


步驟
7 恭喜你 你正快速累積起時間財富
但記得,要隨時維持熱情,讓你的時間管理持之以恆。

方法:如幻想自己將達到目標時的愉快感,或把大目標切割成幾個小目標,這樣就可提高成功率,增加自我成就感!


*距離七十五歲,你的生命還有多少分鐘


75
歲的生命共3,942萬分鐘
如果你現在
25歲,你還有 2,628萬分鐘
如果你現在
30歲,你還有 2,365萬分鐘
如果你現在
40歲,你還有 1,839 萬分鐘
如果你現在
50歲,你還有 1,314萬分鐘
如果你現在
60歲,你還有 899萬分鐘
如果你現在
74歲,你還有 52萬分鐘


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