作者:溫典寰

交給客戶文案若沒有排版,閱讀起來了無新意,甚至還可能不如學生報名推甄的作品來得令人驚豔!你可以利用word排版突顯標題、強化文字,讓人增加印象

其實Word還提供幾個小招術,像是簡單欄位調整、表格繪製,甚至是電子螢光筆幫讀者勾勒出重點等,讓你的整份文件不只是密密麻麻的文字,更添注意力。

如何讓文案較生動、閱讀不困難?其實只要將整份Word文件排版成類似雜誌的兩欄位,讓A4文件活潑,表格繪製特殊,或者利用螢光筆的功能,將重點標示亮眼,使百忙之中的主管或客戶快速了解文案;另外,學生參加推甄作品,更能提高雀屏中選的機會。

 1、一分為二,兩欄排版閱讀不負擔
A4文件變兩欄,文字排列有新意。大部份人的文件,幾乎讓文字密密麻麻分佈在A4紙上,忙碌的老闆或客戶,很難在簡報的短時間找到重點。除了加圖片外,花個小技巧,就像是雜誌風格般,與其他人相異。(圖1)  

首先,將整份文件的文字反黑,找到上方工具列「格式」,選擇「欄」的功能。跳出的視窗則點選「二」為最適合的閱讀寬度,接著執行確定。(圖2)  

若需加圖片,則同樣利用「插入」、「圖片」、「從檔案」的方式即可。

2、運用電子螢光筆,提示輔助重點
老闆如何快速掌握文件重點呢? Word提供相當簡便的電子螢光筆,列印出來的文件輕易顯示重點,不需動筆就能圈出重點。  

先在上方工具列任一處按滑鼠右鍵,跳出對話框點選「延伸格式設定」。緊接著先把欲標示的重點段落反黑,再點選上方「醒目提示」鈕即能標示出色塊。

3、活用多對角線,表格分類更仔細
表格如果只是方方正正的,無法讓老闆或客戶了解行與列各代表什麼意義。因此,善用表格左上方的位置,利用多對角線功能,讓表格更敘述更完整。

將滑鼠游標移至整份表格左上方,接著點選上方功能表「表格」,找到「插入多對角線儲存格」。當跳出的對話框可選擇各種「表頭樣式」,在「列標題」輸入表格上方整列代表的意義,行標題則輸入直行所代表的意義即可。

※以上內容轉載自【天下雜誌

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